Khi bạn muốn mua và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể đặt câu hỏi phần mềm quản lý bán hàng cần những gì? Những tính năng gì để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thành công? Ngay sau đây, GoSELL sẽ giúp bạn tìm hiểu một cách chi tiết nhất.
Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống giúp bạn quản lý toàn bộ các công việc bán hàng, kinh doanh chỉ trên một giao diện. Nó giúp quản lý đơn hàng, ghi lại các hoạt động hàng ngày của bộ phận bán hàng và theo dõi các quy trình bán hàng, khách hàng tiềm năng và khách mua hàng của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng cũng được sử dụng bởi quản lý và trưởng nhóm bán hàng để xác định các xu hướng, cơ hội và những điều cần cải thiện để khiến đội nhóm thành công.
Khi doanh nghiệp của bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, điều quan trọng là phần mềm đó có các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn, hơn nữa các tính năng có thể được cập nhật và phát triển sau này. Ngoài ra chi phí đầu tư cho phần mềm đó cũng phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Sau đây là một số tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý bán hàng của bạn cần phải có để phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Đã gọi là phần mềm bán hàng thì tính năng cơ bản nó phải có là quản lý bán hàng. Bạn phải có khả năng tạo đơn hàng, theo dõi thông tin đơn hàng, tình trạng xuất nhập, quá trình thanh toán và giao hàng hoặc đơn hàng đến từ nguồn nào kênh nào.
Ngày nay hầu hết các sản phẩm đều có barcode (mã vạch) từ nhà sản xuất và bạn nên sử dụng quản lý sản phẩm bằng mã vạch để quá trình được chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất, tránh thất thoát hàng hóa.
Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nào có tính năng quản lý hàng hóa bằng mã vạch hoặc mã SKU. Bạn sử dụng phần mềm để tạo mã vạch và in mã vạch dán lên sản phẩm. Sau đó có thể dùng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động để quét lên sản phẩm để bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Khi quét mã vạch bạn sẽ có thông tin chi tiết về sản phẩm, tình trạng tồn kho hàng hóa hoặc có thể ứng dụng mã vạch để quản lý khách hàng thân thiết.
Tính năng tiếp theo mà phần mềm quản lý bán hàng cần những gì? đó chính là tính năng quản lý khách hàng. Các tính năng này giúp bạn thấu hiểu khách hàng và tổ chức các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.
Phần mềm của bạn cần lưu trữ tất cả các dữ liệu thông tin chi tiết về khách mua hàng. Bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh nhật để tổ chức các chương trình chăm sóc nhân ngày sinh nhật của khách.
Ngoài ra phần mềm cần phải lưu lại các thông tin lịch sử mua hàng như các sản phẩm khách mua, tổng giá trị đơn hàng, giá trị trung bình đơn hàng, số lần mua hàng mỗi tháng… Với các thông tin này bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm nhất định để chăm sóc như khách mua hàng vãng lai, khách hàng thân thiết, khách hàng VIP…
Qua phân tích và theo dõi trên phần mềm bán hàng, bạn có thể nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách mua hàng, và từ khách mua hàng 1 lần thành khách hàng thân thiết.
Bạn hãy thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi, phiếu giảm giá, tích lũy điểm thưởng để duy trì và quản lý mối quan với các khách hàng của mình.
Quản lý tồn kho là tính năng bắt buộc phải có và trả lời cho câu hỏi phần mềm quản lý bán hàng cần những gì?
Thông thường, nếu không có phần mềm quản lý bán hàng bạn sẽ phải thống kê và kiểm tra hàng tồn kho bằng sổ sách hoặc phần mềm Excel. Nhược điểm của sử dụng Excel là làm thủ công, cần nắm vững các hàm, việc nhập liệu và lưu trữ, sai hàm có thể dẫn đến sai sót rất cao. Không kể việc bị mất dữ liệu, virus tấn công trên máy tính dẫn đến rủi ro cho doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn cập nhật thông tin hàng tồn kho ngay tức thì theo thời gian thực. Ngay khi bạn bán hàng, nhập hàng, dữ liệu hàng tồn kho trong phần mềm sẽ cập nhật, thay đổi ngay lập tức.
Bạn có thể làm phiếu chuyển hàng, nhập hàng, quản lý tồn kho cho các chi nhánh và kho tổng. Nhân viên bán hàng sẽ biết một sản phẩm nào còn hàng tồn hay không? số lượng bao nhiêu, tồn ở chi nhánh và kho nào rất nhanh chóng.
Khi quản lý được tồn kho, bạn sẽ có kế hoạch phù hợp để nhập hàng hoặc khuyến mãi xả một mặt hàng nào đó. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được lưu trữ trên hệ thống bảo mật và an toàn cao, tuyệt đối không có sai sót.
Phần mềm quản lý bán hàng cần những gì ngoài các tính năng trên. Phần mềm quản lý bán hàng của bạn có thể cần có tính năng phân quyền và quản lý nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào một số tính năng nhất định trên phần mềm tùy theo chức năng của họ ví dụ như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý kho và đặt hàng.
Người quản lý sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng tổng quát, đặt hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, thiết lập chương trình khách hàng thân thiết và tích lũy điểm thưởng…
Ngoài ra qua tính năng quản lý nhân viên, bạn có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt, làm việc tốt để có các chính sách khen thưởng, động viên hợp lý.
Tính năng này cho phép người quản lý có các phân tích và báo cáo trực quan, tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, của hệ thống các cửa hàng và chi nhánh. Từ đó bạn sẽ nắm được tình hình kinh doanh của mình và có các các chiến lược hành động thích hợp.
Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ có các báo cáo cơ bản như:
Những chỉ tiêu báo cáo trên đều được thống kê và báo cáo đầy đủ trong phần mềm quản lý bán hàng GoPOS của thương hiệu GoSELL.
Ngoài các tính năng cơ bản trên thì nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường còn có nhiều tính năng hữu ích khác nữa như:
Kết luận