Bố cục của văn bản theo quy định thế nào?
Hiện nay hệ thống các văn bản pháp luật của nước ta đã phát triển và hoàn thiện về mặt kỹ thuật lập pháp hơn rất nhiều so với trước đây. Bên cạnh những trang bị toàn diện và đầy đủ hơn về mặt kiến thức pháp luật, hình thức trình bày văn bản cũng là một yếu tố rất quan trọng, nhằm tạo sự thống nhất cho các cơ quan ban hành cũng như sự tiện lợi cho người sử dụng. Do đó, pháp luật đã có những quy định cụ thể về việc sắp xếp bố cục của một văn bản.
1. Khái niệm bố cục của văn bản
Bố cục là sự bố trí, sắp xếp các phần, các đoạn theo một trình tự, một hệ thống rành mạch và hợp lý. Việc triển khai nội dung của văn bản trước hết thể hiện ở bố cục, tức người viết muốn viết gì trước, cái gì viết sau và giải quyết vấn đề ra sao thể hiện qua nội dung bố cục của bài viết. Văn bản không thể được viết một cách tuỳ tiện mà phải có bố cục rõ ràng. Tức cần theo trình tự hợp lý, giải quyết vấn đề rõ ràng chứ không lẫn lộn hay tùy tiện
2. Quy định về bố cục của văn bản theo pháp luật hiện hành
Theo quy định tại Điều 62 Nghị định 34/2016, có sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 154/2020/NĐ-CP, tùy theo nội dung, bố cục của văn bản có thể được sắp xếp như sau:
– Phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm;
– Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm;
– Chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm;
– Chương, mục, điều, khoản, điểm;
– Chương, điều, khoản, điểm;
– Điều, khoản, điểm.
Mỗi điểm trong bố cục của văn bản chỉ được thể hiện một ý và phải được trình bày trong một câu hoàn chỉnh hoặc một đoạn, không sử dụng các ký hiệu khác để thể hiện các ý trong một điểm. Phần, chương, mục, tiểu mục, điều trong văn bản phải có tên. Tên là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được dàn đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
+ Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tên của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả Rập. Tên của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Từ “Điều”, số thứ tự và tên của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái từ 1cm đến 1,27cm, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tên, số thứ tự và tên của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
Bố cục nội dung văn bản được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là thống nhất với Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Trường hợp văn bản có bố cục chi tiết hơn sau “điểm” thì bố cục văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
3. Nguyên tắc trình bày bố cục
Việc trình bày bố cục của một văn bản cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Các phần của một văn bản sẽ được sắp xếp theo nguyên tắc sau:
– Phần là bố cục lớn nhất được trình bày trong văn bản, nội dung của các phần trong văn bản phải độc lập với nhau
– Chương là bố cục lớn thứ hai được trình bày trong văn bản, các chương trong văn bản phải có nội dung tương đối độc lập và có tính hệ thống, logic với nhau;
– Mục là bố cục lớn thứ ba được trình bày trong văn bản, việc phân chia các mục theo nội dung tương đối độc lập, có tính hệ thống và logic với nhau. Mục có thể được sử dụng trong chương có nhiều nội dung, điều;
– Tiểu mục là bố cục lớn thứ tư được trình bày trong văn bản, việc phân chia các tiểu mục theo nội dung tương đối độc lập, có tính hệ thống và logic với nhau. Tiểu mục có thể được sử dụng trong chương có nhiều nội dung, mục, điều;
– Điều có thể được được trình bày theo khoản, điểm. Nội dung của từng điều phải thể hiện đầy đủ, trọn ý và trọn câu, đúng ngữ pháp;
– Khoản được sử dụng trong trường hợp nội dung của điều có các ý tương đối độc lập với nhau, nội dung mỗi khoản phải được thể hiện đầy đủ một ý; mỗi khoản phải viết đầy đủ thành câu;
– Điểm được sử dụng trong trường hợp nội dung điều, khoản có nhiều ý khác nhau.