Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), là một bộ ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên. HRMS cho phép một công ty hiểu đầy đủ về lực lượng lao động của mình trong khi vẫn tuân thủ luật thuế và quy định lao động thay đổi.

Về cơ bản là một trợ lý cá nhân kỹ thuật số để làm công việc tẻ nhạt cho các chuyên gia nhân sự. HRMS giúp quản lý các chức năng của nhân viên như tính toán và giao tiếp thời gian nghỉ, giấy tờ trên tàu và quản lý hiệu suất của nhân viên – cho phép nhân sự tập trung vào công việc chiến lược quan trọng hơn.

Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

Vậy, sự khác biệt giữa Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) và Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) là gì? Hầu hết các nhà cung cấp đã kết hợp hai hệ thống và sử dụng các thuật ngữ thay thế cho nhau vì chúng hoạt động rất chặt chẽ với nhau. Theo truyền thống, một HRIS đã được sử dụng để mô tả một hệ thống theo dõi thông tin nhân viên tĩnh như số và tên an sinh xã hội trong khi HRMS tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh của việc quản lý các chức năng của nhân viên như hiệu suất, thời gian nghỉ và onboarding.

Lịch sử HRMS

Trong những năm 1970, khi các công ty tìm cách tự động hóa việc quản lý nhân viên của họ, bảng lương đã trở thành chức năng HRMS đầu tiên được vi tính hóa. Nhưng phải mất công nghệ máy tính lớn để tính toán thu nhập của công nhân, khấu trừ, in séc giấy và theo dõi các khoản nợ lương. Mãi cho đến đầu những năm 2000, với việc áp dụng rộng rãi tiền gửi trực tiếp và tự phục vụ nhân viên, quá trình trả lương mới trở nên hoàn toàn điện tử.

Sự phát triển của internet vào cuối những năm 1990 đã mang lại lợi ích của tự động hóa cho nhiều quy trình nhân sự hơn nữa. Ví dụ: quảng cáo trợ giúp trên giấy được thay thế bằng bảng công việc điện tử, cung cấp cho các nhà tuyển dụng và ứng viên những cách mới để kết nối. Vào những năm 2010, công nghệ đám mây đã trở thành xu hướng chính – bây giờ, các nhóm nhân sự tại các công ty quy mô có thể đủ khả năng mua một bộ ứng dụng mà không cần đầu tư vào phần cứng máy tính đắt tiền hoặc nhân viên CNTT để vận hành và duy trì hệ thống.

Số hóa quy trình nhân sự của bạn để tăng hiệu quả, giảm gánh nặng hành chính, cạnh tranh và giảm thiểu phiền nhiễu.

Bảng điều khiển hệ thống quản lý tham dự là gì

Bảng điều khiển hệ thống quản lý tham dự cung cấp cho bạn một bản chụp nhanh khi nhân viên và / hoặc đồng nghiệp của bạn có mặt tại văn phòng kinh doanh, văn phòng tại nhà, nghỉ ngơi hoặc vắng mặt. Nó cho phép bạn dễ dàng tạo báo cáo tùy chỉnh cho nhu cầu ngân sách của văn phòng Tài chính.

Sự tham dự của nhân viên luôn là một chủ đề nóng mà các chủ doanh nghiệp có thể quan tâm. Thông qua dữ liệu tham dự, bạn có thể hiểu chung về hiệu suất cơ bản của nhân viên. Đồng thời, tham dự cũng là một tiêu chuẩn quan trọng đối với cơ sở tiền lương. Đối với một số công ty, các vấn đề như sản xuất và hỗ trợ khách hàng đòi hỏi sự tham dự của nhân viên kịp thời. Tỷ lệ tham dự thấp có liên quan chặt chẽ đến tỷ lệ thành công của nhân viên thấp. Bảng điều khiển tham dự và hệ thống báo cáo có thể giúp bạn mạnh mẽ. (Đọc thêm)

Tại sao HRMS lại quan trọng?

Một bộ phận nhân sự tốt là rất quan trọng đối với một nơi làm việc hiệu quả, hướng đến nhân viên, trong đó nhân viên được tiếp thêm năng lượng và tham gia. Nhấp vào đây để tìm hiểu những lý do chính.

Chức năng của HRMS

When considering which HRMS is right for your company, it’s helpful to think in terms of functional components. Generally, modern systems cover seven areas, with varying levels of focus.

Quản lý ứng viên: Liên quan đến việc làm cho các ứng cử viên và cách bạn quảng bá thương hiệu của mình cho cả thế giới bên ngoài và nhân viên hiện tại, những người có thể muốn nộp đơn xin việc nội bộ hoặc giới thiệu. Rất quan trọng đối với các công ty mà ứng viên trải nghiệm là mối quan tâm chính – từ việc nộp đơn xin quản lý sơ yếu lý lịch đến lên lịch phỏng vấn đến đưa ra đề nghị, tất cả các cách thông qua onboarding.

Sự tham gia của nhân viên: Những người tham gia nhiều hơn có xu hướng tạo ra công việc chất lượng cao hơn và chấp nhận đầy đủ hơn các giá trị của công ty và thực hiện tầm nhìn của mình, vì vậy cách một nhân viên kết nối với lãnh đạo và đồng nghiệp là rất quan trọng. Thông thường, HRMS là con đường để hoàn thành một khóa đào tạo, có được một kỹ năng mới, phát triển con đường sự nghiệp, được công nhận hoặc trở thành một người cố vấn.

Quản lý nhân viên: Có một lý do tại sao chức năng này thường được gọi là “nhân sự cốt lõi”. Cung cấp một cổng thông tin trung tâm để hỗ trợ các quy trình phân tích, báo cáo và tuân thủ. Đó là nơi bạn cấu trúc lực lượng lao động của mình thành các đơn vị tổ chức, như các phòng ban hoặc địa điểm; xác định mối quan hệ báo cáo giữa người quản lý và nhân viên; và sắp xếp bảng lương với các trung tâm chi phí kế toán. Đây là nơi thông tin cá nhân được ghi lại và duy trì, và chức năng này là nền tảng của những nỗ lực cung cấp dịch vụ tự phục vụ của nhân viên, tối đa hóa báo cáo và cải thiện việc cung cấp dịch vụ nhân sự.

Tối ưu hóa: Thu thập thông tin từ HRMS để phát triển tầm nhìn cho lực lượng lao động trong tương lai là một điểm bán hàng chính. Nó cũng là chức năng ít được sử dụng nhất của một HRMS điển hình. Giá trị thực sự của chức năng này thường xuất hiện với việc sáp nhập hoặc mua lại, biến động kinh tế mạnh theo cả hai hướng hoặc khi các giám đốc điều hành rời đi. Các công ty có cách tiếp cận chủ động để tối ưu hóa lực lượng lao động có khả năng phục hồi tốt hơn để thay đổi, có khả năng giữ chân tài năng hàng đầu cao hơn và sự tham gia của nhân viên tốt hơn.

Tiền lương: Đây cũng là một chức năng chính của HRMS – tính toán thu nhập từ tổng đến ròng hoặc ròng đến tổng và giữ lại các khoản khấu trừ cá nhân và phát hành các khoản thanh toán có thể được thực hiện thường xuyên như trả tiền thuê nhà. Chức năng trả lương bao gồm các cuộc bầu cử lợi ích và cả chi phí nhân viên và người sử dụng lao động. Các giải pháp trả lương đầy đủ dịch vụ cũng tự động hóa việc nộp thuế và tiền gửi. Các chức năng tự phục vụ cho phép nhân viên thực hiện thay đổi các khoản khấu trừ tự chọn, tài khoản tiền gửi trực tiếp và khấu trừ thuế và lấy bản sao báo cáo thu nhập mà không cần hỗ trợ nhân sự.

Quản lý lực lượng lao động: Đây là nơi các nhóm nhân sự theo dõi sự phát triển của nhân viên, đánh giá người quản lý và hành động kỷ luật; ghi thời gian và số người tham dự; và đảm bảo công ty cung cấp một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn. Đây cũng là nơi có chức năng lập kế hoạch bồi thường, quản lý hiệu suất, học tập và ghi nhận sự cố. Nhân sự có thể phát triển cấu trúc bảng chấm công, quy tắc làm thêm giờ, chính sách thời gian nghỉ và chuỗi phê duyệt theo cách tối đa hóa tự động hóa, kiểm soát và hiệu quả. Quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên, hoàn chỉnh với quản lý mục tiêu, cũng được thiết lập trong chức năng này.

Quản lý lực lượng lao động: Liên quan đến quản lý lực lượng lao động chính và quan trọng đối với các công ty mà không phải mọi nhân viên đều toàn thời gian. Các nhà thầu, tư vấn, thực tập sinh và nhân viên tạm thời cung cấp các kỹ năng chuyên môn, hỗ trợ các sáng kiến cộng đồng địa phương hoặc các chương trình đại học và xử lý nhu cầu lao động tăng đột biến. HRMS không quản lý hoàn toàn các mối quan hệ này vì những nhân viên này không phải lúc nào cũng thuộc biên chế và thường không đủ điều kiện nhận trợ cấp; nhưng công việc họ làm góp phần vào sự thành công của công ty, và điều quan trọng là phải theo dõi có bao nhiêu nhân viên ngẫu nhiên trên tàu tại bất kỳ thời điểm nào và tổng chi phí.

Một khi bạn có một sự hiểu biết rõ ràng về chức năng nào là quan trọng nhất, đã đến lúc đào sâu vào các tính năng cụ thể.

Hệ thống tham dự sinh trắc học là gì?

Hệ thống quản lý tham dự sinh trắc học là hệ thống tham dự sử dụng ‘sinh trắc học’ hoặc thiết bị sinh trắc học để đăng ký sự tham dự của nhân viên và làm cho quá trình đánh dấu sự tham dự cũng như tạo ra các báo cáo tham dự dễ dàng.

Hệ thống tham dự hiện đại tiên tiến hơn nhiều so với các hệ thống truyền thống, đồng thời hiệu quả và hiệu quả hơn nhiều. Nó cũng tránh được tất cả những cạm bẫy của các hệ thống trước đó dễ bị lỗi và do đó, không đáng tin cậy.

Hệ thống quản lý trực tuyến dựa trên đám mây cho phép nhân viên và người quản lý của bạn giải quyết các yêu cầu nghỉ phép một cách dễ dàng. Với sự trợ giúp của hệ thống này, nhân viên của bạn sẽ có thể xem số dư nghỉ phép, danh sách kỳ nghỉ và các hồ sơ khác bất cứ lúc nào từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web.

Yếu tố quan trọng nhất ở đây là hệ thống quản lý tham dự không yêu cầu bất kỳ phần cứng mới nào để thực hiện nó. Bạn không cần phải có bất kỳ thiết bị sinh trắc học đặc biệt nào để sử dụng hệ thống. (Đọc thêm)

Hệ thống nhân sự có quan trọng đối với nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ không?

Khi bạn đặt quá nhiều bản thân vào doanh nghiệp nhỏ của mình, có thể dễ dàng nghĩ về nhân sự như một mục hàng hoặc chi phí cố định với một vài biến số – một khi hộp nhân sự đã được kiểm tra, đã đến lúc chuyển sang những thứ quan trọng hơn. Nhưng khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển thành một doanh nghiệp vừa, nhân sự tuyệt vời có thể có tác động tích cực rất lớn đến lợi nhuận của bạn, miễn là bạn có thể theo kịp lượng thời gian, suy nghĩ và nỗ lực tăng theo cấp số nhân cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhân sự của nhân viên.

Khi được thực hiện đúng, nhân sự dẫn đến một loạt các lợi ích lâu dài, bao gồm giao tiếp nhanh hơn giữa các nhân viên, cải thiện sự tham gia của nhân viên và tuyển dụng thành công hơn khi doanh nghiệp của bạn đạt được danh tiếng về tính chuyên nghiệp và năng lực. Những lợi ích này vượt xa chi phí di chuyển từ bảng tính DIY HR. (Đọc thêm)

Chi phí thuê ngoài biên chế là bao nhiêu?

As you can see, there are many factors that can impact the total cost of payroll processing. While the general rule of thumb is that it will cost around RM150-RM250 per employee per year, your total price will be based on the scope of your engagement with your vendor. 

Đây là một cái giá tương đối nhỏ phải trả so với những rủi ro khi tự làm như lỗi, thanh toán trễ hoặc các vấn đề tuân thủ. Trên thực tế, với mỗi lần chạy trả lương, bạn có khả năng chi phí kinh doanh của mình nhiều hơn những gì bạn phải trả cho một nhà cung cấp. 

Outsourcing your payroll comes with a lot to think about. Start your journey by learning which companies we consider to be the best regional and national payroll providers. If you think PeopleX is right for you, read more about our payroll packages to see which is a good fit for your business.

Có cách nào để tiết kiệm thuê ngoài không?

Vì có rất nhiều sự thay đổi về giá cả, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào bạn có thể tiết kiệm chi phí tiền lương hay không. Việc tìm kiếm các tùy chọn ít tốn kém hơn đã thúc đẩy sự gia tăng phổ biến của phần mềm trả lương trực tuyến Do-It-Yourself (DIY). Những giải pháp DIY này có thể có giá thấp hơn tới 50% trên cơ sở PEPM.

Lý do cho việc tiết kiệm là bạn là người sử dụng lao động đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong quy trình trả lương như duy trì nhân viên, nhập chi tiết bảng lương và báo cáo sản xuất. Những giải pháp này cũng không cần giấy tờ vì vậy bằng cách trả tiền cho nhân viên của bạn bằng các phương pháp thay thế như gửi tiền trực tiếp, bạn không phải chịu chi phí cho những thứ như giao séc.

Đối với nhiều doanh nghiệp, tùy chọn DIY có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm miễn là bạn cảm thấy thoải mái với các hệ thống dựa trên web hoặc di động và tương tác hạn chế với nhà cung cấp của bạn. Nó cũng thuận tiện nếu giờ hoạt động của công ty trả lương của bạn làm cho nó khó khăn cho bạn để đối phó với họ trong giờ làm việc bình thường và bạn muốn xử lý bảng lương trước hoặc sau khi họ mở.

Nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng có một số điều bạn sẽ từ bỏ với cách tiếp cận này. (Đọc thêm)