Tình trạng lãng phí thời gian khi làm việc là vấn đề vô cùng nhức nhối trong nhiều doanh nghiệp. Vậy đâu là nguyên nhân gây lãng phí thời gian và làm thế nào để tránh lãng phí thời gian và tận dụng chúng một cách hiệu quả, hãy cùng WEONE tìm hiểu nhé.
Nguyên nhân gây lãng phí thời gian trong doanh nghiệp
Theo khảo sát mới đây của trang salary.com, nhiều nhân viên thừa nhận mình đã lãng phí hơn 2 tiếng trên tổng số 8 giờ làm việc mỗi ngày tại văn phòng. Có rất nhiều nguyên nhân gây đến sự lãng phí thời gian trong doanh nghiệp, chủ quan có, khách quan cũng có. Điều quan trọng là hành động này gây hao tốn tài nguyên của tổ chức, khiến mọi hoạt động trở nên trì trệ hơn và lúc nào bạn cũng bị đặt trong tình huống phải chạy nước rút do sắp xếp thời gian thiếu khoa học.
Phụ thuộc thái quá vào công nghệ
Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn mà công nghệ mang tới cho con người, song cũng phải thừa nhận rằng chúng ta đang lệ thuộc một cách quá mức vào nó. Từ làm việc, học tập, sinh hoạt , giải trí đều thực hiện trên ứng dụng công nghệ.
Trong doanh nghiệp, sự phụ thuộc này có thể biểu lộ rõ nét hơn khi mọi người chỉ để tâm màn hình điện thoại hay máy tính. Đôi khi trong giờ làm còn có thể lướt web, lướt MXH thay vì giải quyết công việc. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc online, điều này còn xảy ra nhiều hơn vì không có người quản lý trực tiếp. Nó lấy đi rất nhiều thời gian và công sức đáng lẽ nên để hoàn thành công việc
Thói quen xấu trong cuộc sống thường ngày
Việc thường xuyên bàn tán, nói chuyện ngoài lề trong giờ làm là một thói quen xấu có thể nói là khó bỏ của nhiều người khi đến công ty. Thời gian dành ra cho các cuộc bàn tán thường rất nhiều, thay vào đó, bạn có thể làm được nhiều thứ khác có ích hơn. Giao tiếp, trao đổi là điều cần thiết, song hạn chế biến các cuộc trao đổi công việc thành buôn chuyện, bàn tán vì sẽ làm lãng phí tài nguyên chung của mọi người, đôi khi còn ảnh hưởng đến không gian làm việc của người khác
Bệnh “check mail”
Việc check mail quá thường xuyên, liên tục cũng tốn của bạn đến vài tiếng đồng hồ. Nếu công việc không yêu cầu cập nhật, hãy hạn chế việc mở các trang web như mạng xã hội vì điều này sẽ thu hút bạn lướt xuống và xem tiếp nhiều hơn. Với vài lần lướt xem như vậy trong ngày thì đến cuối buổi, có lẽ hiệu suất của bạn sẽ giảm đi một nửa vì sự thiếu tập trung.
Làm việc dàn trải, thiếu tập trung
Trong doanh nghiệp, tránh ôm đồm quá nhiều việc và giải quyết trong cùng một lúc. Mọi người thường nhầm ôm đồm với multi-task, nhưng thực chất lại không phải. Việc làm cùng lúc quá nhiều sẽ khiến bạn mất tập trung, dàn trải khiến hiệu quả không cao.
Thiếu tổ chức, thiếu khoa học trong sắp xếp và quản lý thời gian, công việc
Làm việc không có kế hoạch, sử dụng thời gian bừa bãi, việc hôm nay để ngày mai làm,… tất cả đều là những thói quen rất xấu nếu bạn làm việc trong một tập thể. Điều đó khiến cho mọi công việc bị rối rắm, khó quản lý, khó bao quát, thường xuyên chậm trễ, lỡ deadline…
Cách giải quyết tình trạng lãng phí thời gian hiệu quả
“Cách ly” công nghệ
Điều này sẽ hạn chế tối đa việc bạn sử dụng thiết bị công nghệ cho mục đích ngoài công việc. Mạng xã hội, thông báo tin nhắn,… sẽ khiến bạn bị xao nhãng và ngốn không ít thời giờ. Thay vào đó, bạn sẽ dành thời gian nhiều nhất cho việc hoàn thành mục tiêu được giao.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên có quy định cho việc sử dụng máy móc của công ty. Ví dụ như quy định nhân viên dùng máy của công ty, dùng thời gian bao lâu và quy định giờ nghỉ giải lao để nhân viên được thả lỏng cơ thể.
Tập những thói quen tốt
Thói quen tốt khó bỏ, thói quen tốt khó học. Thói quen được hình thành từ sự lặp đi lặp lại một hành động trong thời gian dài. Để có thể bỏ những gì đã quen thuộc thì bạn cần quyết tâm cao độ, một ý chí để vượt qua những cám dỗ.
Những việc thường làm khiến ta tốn thời gian như buôn chuyện, ăn vặt, check mail liên tục, thường xuyên chú ý vào điện thoại,… cần được bỏ càng sớm càng tốt. Chỉ có như vậy mới khiến bạn đi vào khuôn khổ, tránh buông thả bản thân và rồi chẳng làm được gì cho đến cuối ngày.
Giải quyết công việc nhanh chóng, tinh gọn
Trước tiên hãy học cách từ chối. Đừng nhận tất cả những công việc bạn được giao. Có rất nhiều đã đồng ý nhận việc ngay cả khi họ biết rằng bản thân mình không hề có khả năng trong lĩnh vực đó, hoặc đơn giản có quá nhiều thứ đang chờ để giải quyết.
Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc. Hãy giải quyết từng việc một trọn vẹn rồi mới chuyển qua việc tiếp theo. Bạn có thể tham khảo phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả của Eisenhower – vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Cụ thể:
Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
#1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
Ở nhiệm vụ này, chúng ta nên sắp xếp làm ngay, tập trung toàn bộ sức lực để giải quyết và làm nó thật chỉn chu.
“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.
Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc. Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục.
#2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
Nhiệm vụ này nên được lên kế hoạch tương đối kỹ rồi sau khi xử lý xong công việc cấp bách thì sẽ dành thời gian làm sau
#3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
Nhiệm vụ này bạn có thể không cần trực tiếp làm để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể giao cho người khác, nhờ người phù hợp làm giúp và tập trung cho 2 loại nhiệm vụ ở trên.
#4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Đôi khi trong cuộc sống chúng ta không thể ôm đồm và xử lý tất cả các loại công việc được. Học cách từ bỏ những điều không cần thiết chính là cốt lõi của sự an nhiên, tập trung và hiệu quả.
Lên kế hoạch làm việc
Trước khi làm bất kỳ việc gì chúng ta cũng nên có cho mình một kế hoạch, một lộ trình nhất định cho điều đó. Kế hoạch không chỉ giúp ta có cái nhìn tổng quan cho điều mình làm mà còn khiến cho mọi thứ được triển khai theo đúng như dự toán. Khi có kế hoạch ta có thể vừa căn chỉnh được thời gian sao cho phù hợp vừa chủ động trong mọi tình huống phát sinh.
WEONE – Giải pháp loại bỏ tình trạng lãng phí thời gian cho doanh nghiệp
Để quản lý thời gian tốt bạn cần phải có 1 công cụ quản lý công việc hiệu quả. Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE với phân hệ quản lý công việc tự động sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên nắm bắt được chi tiết công việc, phân bổ & giao việc rõ ràng, tự động cảnh báo, nhắc nhở tình trạng công việc, báo cáo tự động, cập nhật thông tin 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và năng cao năng suất.
Đồng thời, WEONE giúp bạn lập kế hoạch thông minh, chọn mức độ ưu tiên công việc, hệ thống tự động nhắc nhở cảnh báo khi công việc có nguy cơ chậm trễ deadline. Bạn sẽ cảm thấy cấp bách hơn, vì vậy bạn sẽ tập trung nỗ lực hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả.
Phân hệ quản lý công việc của WEONE cho phép doanh nghiệp quản lý công việc tập trung và duy nhất trên một nền tảng giúp công việc hoàn thành nhanh hơn.
Các tính năng nổi bật của phân hệ quản lý công việc WEONE bao gồm: Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện; giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, dashboard báo cáo tổng hợp dễ dàng nắm được toàn bộ báo cáo chỉ bằng 1 click chuột.
Hơn thế, hệ thống còn tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới nhiều dạng khác nhau, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thống kê & đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.
Quản lý công việc WEONE là sản phẩm quy tụ, sáng tạo từ nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong phân hệ quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Từ đó, minh bạch trong việc tiến độ, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng làm việc.
Điểm nổi bật mà phân hệ quản lý công việc của WEONE mang lại là người dùng có thể tạo công việc theo quy trình và theo dõi các công việc dựa trên bảng biểu. Các bảng biểu đa dạng có chức năng giúp người dùng quan sát tiến độ, deadline công việc, hiệu suất làm việc,… theo mong muốn của mình.
Làm thế nào để tiết kiệm thời gian là câu hỏi cần lời giải đáp của rất nhiều người. Chúng tôi tin rằng khi có quyết tâm, có ý chí và sự nghiêm túc thì bạn sẽ tránh việc lãng phí khối lượng lớn thời gian. Chúc bạn thành công!