Sale OTA là gì? vai trò của Sale OTA với khách sạn

Bởi

Sale OTA là gì? Sale OTA có vai trò như thế nào đối với khách sạn? Mời bạn đọc ngay bài viết dưới đây để nắm bắt những thông tin hữu ích nhất.

Sale OTA là gì? Sale OTA có vai trò quan trọng, giúp khách sạn đem lại hiệu quả doanh thu rõ rệt. Vì vậy, gần như Sale OTA không thể thiếu ở bất kỳ khách sạn nào.

Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào giải thích Sale OTA là gì? Đồng thời chỉ ra tầm quan trọng của Sale OTA với khách sạn dưới góc độ quản lý và góc độ bán hàng. 

Sale OTA là gì? 

Trước khi đi tìm hiểu tầm quan trọng của Sale OTA, bạn hãy đọc nội dung trong phần này để biết được Sale OTA là gì? 

Khái niệm OTA

OTA( Online Travel Agent là đại lý du lịch kinh doanh dựa trên hình thức online. Trong lĩnh vực lưu trú, Online Travel Agent được hiểu là các kênh bán các phòng trực tuyến như Luxstay, Booking, VN Trip…

Sale OTA là gì? 

Sale OTA là gì? Sale OTA viết tắt của từ Sale – Online Travel Agency là đại lý, đối tác du lịch bán sản phẩm du lịch như phòng khách sạn, tour du lịch thông qua kênh trực tuyến. Tóm gọn lại OTA là công ty/đại lý du lịch trực tuyến. Các công làm dịch vụ SALE OTA khách sạn như Hotel Helper thường không ra dịch vụ du lịch trực tiếp mà làm đại lý bán dịch vụ cho các khách sạn, resort, nhà nghỉ cung cấp dịch vụ. Kênh bán mà các công ty/đại lý này lựa chọn là online. Tất cả các giao dịch từ việc đặt dịch vụ cho đến thanh toán đều được thực hiện online.
Vì thế, các khách sạn cần đến những chuyên viên Sale OTA, họ có nhiệm vụ quản lý và vận hành những hệ thống OTA của nhà hàng, khách sạn, đồng thời, tiếp cận, ký kết hợp đồng với những đối tác OTA mới và mở thúc đẩy doanh số OTA cho Hotel .

Về cơ bản, Sale OTA phụ trách các công việc như sale thông thường, tuy nhiên họ tập trung thực hiện trên những trang bán phòng trực tuyến của Việt Nam và quốc tế. Chính vì thế, họ cần thành thạo về công nghệ, vững vàng về ngoại ngữ, đồng thời nắm bắt nhanh xu hướng trên thị trường.

Nhưng một số Sale OTA còn kiêm cả vai trò Marketing hoặc lễ tân cho khách sạn, Homestay nếu tại đó không có nhân viên phụ trách. Cách sắp xếp này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô và cách vận hành của khách sạn chứ không có chuẩn chung nào cả.

Cũng là kênh quảng bá, tuy nhiên việc bán phòng trên OTA so với mạng xã hội cạnh tranh mạnh mẽ và gay gắt hơn. Vì thế, các khách sạn cần những người chuyên phụ trách về lĩnh vực này để tối ưu việc bán phòng, ký kết hợp đồng và quản lý tài khoản với OTA phổ biến trên thị trường như Booking.com, Expedia, Hotels.com, Agoda… Họ được gọi là Sale OTA.

Tùy mô hình cũng như cách sắp xếp nhân viên, khách sạn có thể thuê Sale OTA như nhân viên làm việc tại chỗ hoặc làm việc từ xa qua công ty Sale OTA. Không hề có tiêu chuẩn nào chỉ việc thuê từ xa hay tại chỗ sẽ có hiệu quả hơn. Chọn lựa này tùy vào chiến lược bán phòng và mô hình vận hành của khách sạn.

Sale OTA về cơ bản phụ trách công việc như một Sale khách sạn thông thường. Tuy nhiên họ chủ yếu tập trung thực hiện trên những trang bán phòng online. Vì thế những Sale OTA cần vững vàng ngoại ngữ, thành thạo công nghệ và nhanh chóng nắm bắt xu hướng thị trường.

Thậm chí một số người còn kiêm luôn vị trí Marketing, nhân viên lễ tân… cho khách sạn nếu không có nhân viên phụ trách. Cách sắp xếp này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô cũng như cách vận hành của khách sạn chứ không theo chuẩn chung nào.

Tầm quan trọng của Sale OTA với khách sạn 

Đối với khách sạn, người làm Sale OTA có vai trò khá rộng, trải dài qua nhiều lĩnh vực. Nhưng vai trò này phần lớn không mang tính bắt buộc, chỉ là hỗ trợ công việc. Cụ thể:

Vai trò của Sale OTA

Chi tiết

✅ Chịu trách nhiệm, trực tiếp tham gia vào việc bán phòng 

Sale OTA là người trực tiếp chịu trách nhiệm, đồng thời tham gia bán phòng qua các đại lý du lịch hoặc trên những nền tảng bán phòng. Đây là vai trò chính giúp định hình bản chất, công việc của người làm Sale OTA.

✅ Làm cầu nối giữa khách sạn với khách hàng

Không những vậy Sale OTA còn là người làm cầu nối giữa khách sạn và khách hàng. Cụ thể:

  • Họ cung cấp những thông tin về phòng cho khách hàng chọn lựa.

  • Làm rõ các nhu cầu từ phía khách hàng để khách sạn tiến hành chuẩn bị và hỗ trợ kịp thời. 

Đây chính là vai trò mang tính hỗ trợ, giúp gia tăng tỷ lệ bán phòng thành công và cân bằng quyền lợi cũng như trải nghiệm của khách hàng.

✅ Đồng bộ các thông tin về trạng thái đặt phòng…

Ngoài ra những người làm Sale OTA còn đồng bộ các thông tin về chính sách giá, trạng thái đặt phòng,… trên những trang OTA. Vai trò này cũng là phụ trợ, nhưng lại giúp khách sạn tối ưu việc bán phòng, tăng tỷ lệ tiếp cận của những khách hàng tiềm năng.

✅ Quản lý nội dung cũng như hình ảnh trên những trang OTA.

Vai trò tiếp theo của Sale OTA đó chính là quản lý hình ảnh, nội dung trên những trang OTA. Việc quản lý những nội dung trên trang OTA giúp họ bán phòng hiệu quả hơn.

✅ Đề xuất, xây dựng và triển khai kế hoạch khuyến mãi,  truyền thông…

Đặc biệt các Sale OTA còn là người đề xuất, triển khai kế hoạch khuyến mãi, truyền thông… cho khách sạn. Tùy sức ảnh hưởng cũng như vị thế trong khách sạn, mà vai trò này của Sale OTA hoặc không cần thiết, hoặc quan trọng.

 

Sale OTA cần thiết với các khách sạn khi nào?

Vai trò của Sale OTA chủ yếu xoay quanh việc bán phòng qua các trang OTA, đem về cho khách sạn nhiều booking hơn. 

Chính điều này đã đặt ra thử thách với chủ khách sạn khi không phải ai cũng hiểu và chuyên về OTA. Chính vì thế, lúc này người Sale OTA lại càng quan trọng hơn. Vậy Sale OTA cần thiết với các khách sạn khi nào? 

Khi chủ khách sạn thiếu kiến thức, kinh nghiệm vận hành OTA

Chủ khách sạn giữ vai trò quản lý và làm trung tâm, vì thế không phải ai cũng là người giỏi làm việc không phải chuyên môn. Khi có kế hoạch bán phòng trên những kênh OTA, họ sẽ cần tới người chuyên lĩnh vực này để tránh gặp phải sai sót, rủi ro không đáng có.

Khách sạn của bạn sẽ không thể cạnh tranh được với đối thủ nếu vai trò này không được bảo đảm. Sự xuất hiện của những Sale OTA đã giúp giải quyết các vướng mắc về kinh nghiệm, chuyên môn vận hành OTA cho chủ khách sạn. Từ đó, việc bán phòng của họ sẽ tốt hơn, đem lại hiệu quả cũng như chất lượng rõ ràng hơn.

Chủ khách sạn thiếu thời gian vận hành cũng như quản lý công việc

Dù có kinh nghiệm, biết cách bán phòng trên OTA thì không có nghĩa chủ khách sạn làm được việc đó. Tuy nhiên những chủ khách sạn đi lên từ Sale OTA, lễ tân về mặt kinh nghiệm phần nào sẽ đáp ứng được.

Nhưng nếu họ đang kinh doanh đa lĩnh vực hoặc đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc, việc sắp xếp, phân bổ thời gian để bán phòng trên OTA là không cần thiết. Họ sẽ bỏ tiền thuê Sale OTA để tăng cường nhận diện, cải thiện hình ảnh, đồng thời thúc đẩy việc bán phòng hiệu quả hơn. 

Đặc biệt, trong giai đoạn mới vận hành, không phải ai cũng nắm được kiến thức về OTA, vì thế lúc này vai trò của Sale OTA là vô cùng cần thiết.

Chủ khách sạn không rành về công nghệ

Một số khách sạn đã quen với cách quảng bá, vận hành bằng phương pháp truyền thống, thủ công như số sách, giấy tờ,…. Vậy nên khi xu hướng đặt phòng qua trang OTA tăng mạnh, họ vẫn chưa theo kịp được và không biết nên bắt đầu từ đâu, như thế nào.

Hay có thể nói họ hiểu biết trong việc vận hành, công nghệ OTA. Do vậy, trong tình huống này việc tìm đến Sale OTA là sự phát triển, thay đổi về tư duy người làm chủ khách sạn. Đồng thời đây còn là dấu hiệu cho thấy được sự đổi thay trong cách vận hành đem đến cho khách sạn cách bán phòng mới, hiện đại.

3 yếu tố khiến chi phí thuê Sale OTA tăng cao 

Sale OTA cần thiết với khách sạn, nhưng khoản chi phí trong quá trình thuê. Nếu ngân sách không thể đáp ứng được, các chủ khách sạn nên cân nhắc tới việc duy trì. Cụ thể, có 3 yếu tố khiến cho chi phí thuê Sale OTA cao, đó là:

Chi phí cho set up ban đầu

Để có thể mở bán trên kênh OTA và hiển thị trên Google, bạn cần tạo tài khoản bán phòng. Tài khoản này thường do các Sale OTA đảm nhận, tất nhiên chủ khách sạn sẽ phải chi khoản riêng(không tính vào số tiền thuê).

Như đã chia sẻ, mỗi khách sạn sẽ có cách sắp xếp, vận hành Sale OTA riêng. Tùy cách sắp xếp bạn sẽ đưa ra quyết định có nên trang bị máy móc hay không. Cụ thể:

  • Nếu thuê Sale OTA như nhân viên trong khách sạn, bạn cần tốn thêm khoản chi phí để chuẩn bị máy móc(máy tính) cho họ làm việc. Nhưng trong quá trình làm việc khách sạn cũng sẽ cần bù đắp chi phí hao tổn của máy. Còn về dài lâu, chi phí này cũng tương ứng với khoản setup ban đầu.

  • Trường hợp thuê Sales OTA như nhân viên làm việc ở xa(tức là thuê qua trung gian là các công ty Sale OTA), khách sạn sẽ không phải tốn kém khoản chi phí này. Bên cạnh đó, những kênh OTA cũng cần một khoản chi phí.

Chính vì thế, chủ khách sạn cần có sắp xếp, tính toán phù hợp để không quá tốn kém cho những vấn đề này nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả doanh thu như mong muốn.

Chi phí nhân viên Sale OTA

Khoản chi cho nhân viên Sale OTA có 2 dạng: Doanh số tính theo KPI và lương cứng tính theo tháng. Cụ thể:

  • Lương cứng tương tự như những Sale khác, thường không phải là thu nhập chính bởi khá thấp. Đây chính là chi phí tối thiểu chủ khách sạn cần trả cho Sale OTA để đem lại nguồn khách hàng ổn định.

  • Doanh số theo KPI: Đây là thước đo vô cùng hấp dẫn, tạo thế cạnh tranh giữa những khách sạn khi tìm kiếm nhân viên Sale OTA. Tùy lượng booking đổ về, Sale OTA sẽ nhận % hoa hồng theo mức đã thống nhất hoặc tương ứng.

Tùy sự thống nhất giữa đôi bên khi làm việc, nhân viên Sale OTA có thể nhận doanh số theo KPI, không cần lương cứng, hoặc nhận lương cứng, không phải chịu áp lực KPI hoặc chọn cả 2. Dựa vào dòng booking đổ về trong mỗi tháng, cách làm việc, sự phù hợp cho mỗi chọn lựa sẽ là khác nhau.

Nhiều chủ khách sạn không tối ưu được cách trả lương cho Sale OTA nên đã thâm hụt chi phí thuê không đáng có. 

Chi phí hoa hồng cho các OTAs

Mỗi OTA có cách tính hoa hồng khác nhau. Điều này đã giúp phân tầng từng nhóm OTA, đồng thời thể hiện được sự hấp dẫn cũng như giá trị khi chọn lựa OTA phù hợp. Rõ ràng, càng nhiều OTA, nhóm khách hàng tiềm năng tiếp cận sẽ càng nhiều, dĩ nhiên chi phí đi kèm cũng càng tăng. Vậy nên, bạn cần xác định kênh OTA đúng để tối ưu nguồn khách hàng cho khách sạn của mình.

Tùy từng kênh OTA cách tính hoa hồng riêng, % dao động ở mức khác nhau:

  • Airbnb: 3%.

  • Expedia, Booking, Luxstay…: Từ 10 – 15%.

  • Traveloka: 20%…

Mặt khác, một số nhân viên Sale OTA thường sẽ tối ưu bán hàng bằng cách mở nhiều kênh. Điều này làm chi phí vận hành biến động, chủ khách sạn sẽ khó xác định được lợi nhuận một cách chính xác. Để khắc phục tình huống này, chủ khách sạn nên tìm giải pháp hỗ trợ mang tính thuyết phục hơn hoặc thảo luận trực tiếp với Sale OTA về các kênh OTA mở.

Kết luận

Những chia sẻ trên đã cho thấy được vai trò của Sale OTA đối với khách sạn là vô cùng quan trọng. Dưới góc nhìn của người quản lý, bán phòng, đây luôn là vấn đề gây nhức nhối, khiến nhiều chủ khách sạn lao đao khi tham gia mạng lưới OTA.

Vì thế, để có thể vận hành, bán phòng trên OTA hiệu quả, tiết kiệm chi phí, chủ khách sạn cần trang bị cho mình kiến thức về OTA, đồng thời cân nhắc chọn lựa Sale OTA hoặc đơn vị OTA phù hợp với mỗi giai đoạn kinh doanh. 

Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu được Sale OTA là gì? Nếu khách sạn bạn có nhu cầu thuê OTA, kết nối ngay cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.

Rate this post

Viết một bình luận