Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì tốt nhất? 

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị gì để mang đến một sự kiện khai trương chuyên nghiệp nhất? Khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu một thời điểm trọng đại trong hoạt động kinh kinh doanh của tổ chức, cá nhân. Chính vì thế, hoạt động chuẩn bị cho khai trương cần phải kỹ càng và có kế hoạch cụ thể. Với bài viết này, VietPower sẽ gợi ý cho bạn những thứ cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng theo kế hoạch cụ thể, hy vọng sẽ giúp ích cho hoạt động tổ chức sự kiện khai trương sắp tới của cửa hàng.

Xem ngay: Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

Trước một sự kiện khai trương cửa hàng, có rất nhiều thứ cần chuẩn bị. Khi đã chuẩn bị đầy đủ và kỹ càng, mọi kế hoạch, hoạt động và toàn bộ chương trình sẽ được triển khai nhanh  chóng và thuận lợi hơn. Đây là những công việc cần chuẩn bị trước khi bắt đầu triển khai chương trình khai trương cửa hàng:

Nhanh chóng hoàn thành các hạng mục đang thi công

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng cần phải làm trước các sự kiện khai trương. Suốt 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã từng chứng kiến nhiều cảnh dở khóc dở cười khi gần sát ngày tổ chức sự kiện khai trương nhưng cửa hàng vẫn đang thi công dang dở, ngổn ngang vật liệu. 

Để hạn tình trạng này, chủ các cửa hàng phải giám sát thi công chặt chẽ, đốc thúc hoạt động thi công để đảm bảo thi công đúng tiến độ và hạn chế tình trạng sai sót trong thi công. Khi giám sát thi công chặt chẽ, các hạng mục sẽ được hoàn thành đúng tiến độ. Dựa vào đó, chủ các cửa hàng có thể áng định ngày tổ chức sự kiện khai trương phù hợp.

Xây dựng chương trình ưu đãi

Chương trình ưu đãi được xem là công cụ marketing hiệu quả để quảng bá sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng và thu hút khách hàng đến với sự kiện khai trương. Khi cửa hàng mới đi vào hoạt động, khách hàng chưa có cơ hội trải nghiệm và chưa biết đến nhiều thì chương trình ưu đãi chính là “công cụ” hiệu quả để “kích cầu”, thu hút khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. 

Bên cạnh đó, chương trình ưu đãi cần được xây dựng từ sớm để tích hợp cùng hoạt động truyền thông, quảng bá cho hoạt động khai trương cửa hàng.

Xin giấy phép tổ chức

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, khi các cơ quan, doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện nào đó đều phải được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Do đó, khi muốn tổ chức sự kiện khai trương, bắt buộc các cửa hàng phải trình đơn xin giấy phép tổ chức. 

Trên thực tế, đã có rất nhiều sự kiện đã được chuẩn bị đầy đủ và chuẩn bị diễn ra nhưng lại gặp các vấn đề có liên quan đến giấy phép tổ chức, dẫn đến sự kiện đó bắt buộc phải hủy bỏ. Những sự việc này thường bắt nguồn từ sự thiếu sót, chưa am hiểu về pháp luật của bộ phận tổ chức sự kiện. 

Trước sự kiện từ 10 – 20 ngày, bạn phải trình đầy đủ các thủ tục xin giấy phép lên cơ quan chức năng. Thủ tục xin giấy phép cho hoạt động tổ chức sự kiện khai trương bao gồm: 

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.

• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).

• Kịch bản nội dung sự kiện.

• Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.

• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Để việc xin giấy phép tổ chức diễn ra dễ dàng và suôn sẻ hơn, hiện nay, các doanh nghiệp thường tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn về các thủ tục cũng như tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp nhất. 

Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Khai trương là một sự kiện quan trọng đối với một cửa hàng. Do đó, để sự kiện khai trương được chỉn chu và chuyên nghiệp nhất, các chủ cửa hàng thường chọn các thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp để làm trọn gói các công việc tổ chức sự kiện. 

Khi mà bên phía cửa hàng chưa có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thì thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài là một lựa chọn an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

Chi tiết tại: Cách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cửa hàng chi tiết

1. Xác định chủ đề sự kiện

Khi tổ chức sự kiện khai trương, nên xác định rõ chủ đề sự kiện. Việc xác định chủ đề sự kiện khai trương chính là cách các cửa hàng, doanh nghiệp thiết lập mục tiêu chính cho sự kiện. Chủ đề khai trương thường sẽ gắn liền với màu sắc, văn hóa doanh nghiệp. Sau khi đã xác định rõ chủ đề sự kiện, mọi hoạt động thực hiện trong sự kiện đều phải xoay quanh và làm nổi bật được chủ đề sự kiện. 

2. Xây dựng kịch bản

Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện khai trương. Ý tưởng càng hay, độc, lạ càng mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thú vị và mới lạ, đồng thời giúp cho công ty tổ chức sự kiện khẳng định được sự chuyên nghiệp của mình trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Với sự kiện khai trương, kịch bản sẽ thường triển khai theo những tiêu chí cơ bản như sau:

• Đón tiếp khách mời, đại biểu; 

• Tiết mục văn nghệ, múa lân chúc mừng; 

• Giới thiệu công ty, doanh nghiệp, các dự án công ty đang triển khai;

• Phát biểu của đại diện công ty; 

• Cắt băng khánh thành; 

• Lời cảm ơn của đại diện công ty đến đại biểu, khách mời; 

• Tặng quà khách mời, lễ tân tiễn khách ra về.

Khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương của các đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, tùy theo quy mô sự kiện và yêu cầu của khách hàng, công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp sẽ thay đổi kịch bản chương trình linh hoạt và sáng tạo cho đến khi khách hàng ưng ý. 

3. Chọn ngày tổ chức sự kiện

Việc chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng luôn phải cẩn thận và cần được chú trọng. Ngày tốt, phù hợp mang đến khởi đầu mới thuận lợi, tài lộc, may mắn cho hoạt động kinh doanh sau này của cửa hàng. 

Chủ cửa hàng có thể tra ngày giờ khai trương theo tuổi, mệnh để chọn ngày giờ khai trương phù hợp nhất. Với các độ tuổi khác nhau sẽ có thời gian tổ chức lễ khai trương phù hợp. Nếu giờ tổ chức sự kiện khai trương không tốt, không hợp với tuổi có ảnh hưởng đến các hoạt động của sự kiện, thậm chí là tác động đến cả công việc làm ăn của cửa hàng.

4. Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương cửa hàng được nhiều người biết đến hơn thì các hoạt động marketing cần được đẩy mạnh. Đây là cơ hội để các cửa hàng quảng bá thương hiệu, dịch vụ của mình đến với nhiều khách hàng tiềm năng hơn ngay từ ngày đầu hoạt động. Các hoạt động truyền thông cần được lên kế hoạch cụ thể và chuyên nghiệp để sự kiện có thể lan tỏa đến nhiều người nhất. Bên cạnh đó, đội ngũ marketing có thể tận dụng chương trình ưu đãi của nhà hàng để quảng bá cho sự kiện khai trương nhằm thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng đến với sự kiện. 

5. Lên danh sách khách mời

Trong quá trình lên danh sách khách mời, phải rà soát kỹ danh sách để tránh bỏ sót những vị khách quan trọng, đồng thời chuẩn bị đón tiếp khách một cách cẩn thận và chu đáo nhất.

Các khách mời quan trọng trong sự kiện khai trương cửa hàng là cổ đông và người có mối quan hệ thân thiết với chủ cửa hàng. Ngoài ra, đơn vị tổ chức có thể lên danh sách những khách hàng tiềm năng và mời họ tham gia nhằm quảng bá sản phẩm và dịch vụ của nhà hàng.

6. Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là bảng thống kê toàn bộ hạng mục cần chi và chi phí dự trù cho các hạng mục đó. Kinh phí dự trù sẽ được xây dựng dựa trên nguồn ngân sách hiện có ban đầu và khảo giá thực tế các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện. 

Việc dự trù kinh phí giúp cho hoạt động chi tiêu, chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Trong quá trình chi tiêu và chuẩn bị cho sự kiện khai trương, nếu có xảy ra các vấn đề chênh lệch về chi phí quá nhiều so với dự trù ban đầu, người quản lí và chịu trách nhiệm chi tiêu cho sự kiện khai trương cửa hàng phải nhanh chóng phát hiện và kịp thời xử lí. 

7. Chuẩn bị lễ cúng khai trương

Để buổi lễ khai trương cửa hàng diễn ra suôn sẻ, chủ các cửa hàng nên cùng nhân viên của mình chuẩn bị đồ cúng chu đáo và thành kính. Lễ vật có thể ít, có thể nhiều nhưng cái tâm của người làm lễ vẫn là quan trọng nhất. Nếu kinh tế dư dả, gia chủ có thể dâng lên nhiều đồ lễ một chút để thể hiện lòng thành của mình. Còn không, nếu kinh tế còn eo hẹp, hãy chuẩn bị đầy đủ các đồ lễ cần thiết và thắp nén hương dâng lên các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư vị Hương linh, y thảo phụ mộc ngụ trong khu vực. 

Trong một mâm cỗ cúng khai trương, các lễ vật thường thấy sẽ bao gồm: 

• 3 nén nhang rồng phụng

• 2 cây nến/đèn cầy

• 1 lọ hoa cúc/đồng tiền

• Mâm ngũ quả

• 1 đĩa trầu cau

• 1 bộ vàng mã cúng khai trương

• 3 chén nước, 3 bát chè, 3 đĩa xôi

• Gà luộc/đầu heo/heo sữa quay

8. Tổ chức sự kiện khai trương

Khi tổ chức các hoạt động khai trương nhà hàng nên có đội ngũ làm nhiệm vụ giám sát chặt chẽ mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện để đảm bảo rằng hoạt động được thực hiện theo đúng quy trình, kịch bản và kế hoạch đã thiết lập, đồng thời giảm thiểu các vấn đề trong quá trình chuẩn bị và triển khai sự kiện. Trong trường hợp có xảy ra các tình huống phát sinh, bộ phận giám sát cũng sẽ kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề, đảm bảo sự cố diễn ra đúng kế hoạch.

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Với hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã tổ chức hàng ngàn sự kiện khai trương doanh nghiệp, khai trương hệ thống cửa hàng, khai trương showroom, khai trương spa… Chính vì thế, VietPower tự tin mang đến cho quý khách hàng một lễ khai trương cửa hàng thành công và ấn tượng:

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.

• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.

• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.

• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Xem ngay: Công ty tổ chức sự kiện khai trương

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương mà VIETPOWER muốn chia sẻ với các doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn tổ chức lễ khai trương thành công, hoành tráng với chi phí hợp lý nhất.

Nếu có bất cứ thắc mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức lễ khai trương, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM