Nhân viên văn phòng là một trong những nghề khá phổ biến và quen thuộc ở nước ta hiện nay. Nếu bạn đang do sự và suy nghĩ có nên chọn nghề này hay không thì hãy tham khảo bài viết Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp, thực hiện các công việc có tính chất hành chính dể đạt được kết quả công việc nhất định.
Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào.
Như vậy khái niệm Nhân viên văn phòng là gì? đã được giải thích tương đối cụ thể ở nội dung này.
Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?
Để có thể trở thành một nhân viên văn phòng cần phải hiểu được Nhân viên văn phòng là gì? và cần có cho mình những năng lực và bằng cấp nhất định.
Trước hết cần phải có bằng tốt nghiệp ngành hành chính nhân sự, ngành quản trị văn phòng để đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Không chỉ vậy còn cần phải có một số chứng chỉ như chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học, để chứng minh bạn là người có đủ năng lực để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn.
Nhân viên văn phòng làm những công việc gì?
Nhân viên văn phòng chủ yếu làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như và đảm bảo trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
– Đảm nhận nhiệm vụ lễ tân văn phòng;
+ Trả lời điện thoại từ khách hàng;
+ Đón khách thay ban giám đốc;
+ Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng;
+ Hỗ trợ các cuộc họp của công ty;
+ Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có).
– Thực hiện các công việc về công tác văn thư
+ Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng..
+ Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài.
+ Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
+ Chấm công cho nhân viên công ty;
+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp;
+ Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên;
+ Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết.
– Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty
+ Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết;
+ Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên;
+ Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty.
– Hỗ trợ thực hiện các dự án của công ty, doanh nghiệp
+ Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý;
+ Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo;
+ Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty.
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn đmả nhiệm một số công việc khác như: Hỗ trợ các vấn đề pháp lý, tư vấn các vấn đề lên quan đến giấy tờ, pháp lỹ, hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kế hoạch công tác của công ty,…
Tuy nhiên, tùy từng quy mô và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà công việc của nhân viên văn phòng sẽ linh hoạt và đa dạng khác nhau.
Lương của nhân viên văn phòng bao nhiêu?
Khi đã hiểu được khái niệm Nhân viên văn phòng là gì? thì một vấn đề cũng rất được quan tâm đó là lương của nhân viên văn phòng.
Mức lương nhân viên hành chính văn phòng hiện nay đối với những người mới tốt nghiệp thường giao động từ 5- 8 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra mức lương được trả cũng tùy theo trình độ, kinh nghiệm và tính chất công việc mà bạn cần phải làm. Nếu đáp ứng tốt yêu cầu công việc và có hiệu quả cao, thì mức lương nhận được cũng từ 10 – 20 triệu/ tháng.
Các kỹ năng nhân viên văn phòng cần có
– Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiện nay đóng vai trò rất quan trọng không chỉ trong lĩnh vực văn phòng nói riêng mà ở tất cả các lĩnh vực nói chúng.
+ Giao tiếp tốt sẽ đem lại những thuận lợi cho nhân viên hơn trong việc lắng nghe ý kiến của người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác.
+ Yêu cầu về giao tiếp đối với nhân viên văn phòng phải biết cách linh động và sáng tạo trong từng sự kiện và trong mọi vấn đề.
– Kỹ năng về nghiệp vụ: Một nhân viên văn phòng chắc chắn cần nắm tĩ được những kỹ năng trong công việc của mình. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rèn luyện cho mình những kỹ năng khác như: Kỹ năng sử dụng máy tính, sử dụng thành thạo Word, Excel,…khả năng tự tìm tòi, học hỏi các vấn đề khác để sử dụng trong công việc khi cần thiết.
– Kỹ năng lắng nghe: Lắng nghe là nghe theo một cách chuyên tâm, thấu hiểu người khác về những gì họ đang nói và truyền đạt không phải nghe cho có lệ hya nghe hời hợt. Vì vậy lắng nghe để có thể hiểu và tiếp nhận những kiến thức bổ ích rất cần thiết đối với nhân viên văn phòng.
– Ham học hỏi và năng động: Ngoài những kỹ năng trên để trở thành nhân viên văn phòng cần phải có sự rèn luyện của bản thân.
Luôn cố gắng phấn đấu học hỏi, đồng thời trau dồi các kỹ năng trong công việc, tiếp thu những tiến bộ, tinh hoa, loại bỏ những cái xấu. Bên cạnh đó cũng cần phải rèn luyện cho mình sự tự tin, năng động, luôn thay đổi tư duy nhạy bén và sáng tạo để đạt được hiệu quả cao hơn về thành tích.