25/05/2020 10:15
HRIS hay Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực là một công cụ có giá trị cho các nhà quản lý nhân sự và toàn bộ doanh nghiệp. Vậy thực tế thì phần mềm HRIS là gì và cách lựa chọn do doanh nghiệp của bạn được xác định qua những bước nào?
Nhờ có hệ thống HRIS mà quy trình tuyển dụng, quản lý nhân sự của các doanh nghiệp được tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Chính vì vậy mà các công ty, doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm này tương đối nhiều. Nếu bạn cũng đang muốn tìm hiểu rõ hơn về lợi ích của phần mềm HRIS để áp dụng cho doanh nghiệp mình thì hãy theo dõi những thông tin sau.
Ưu điểm của phần mềm HRIS như thế nào?
1. Phần mềm HRIS là gì?
Một phần mềm HRIS còn được gọi là Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực hoặc Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) là công cụ tự động hoá, cho phép đơn giản hoá các hoạt động và quy trình nhân sự.
Nói cách khác, phần mềm HRIS có thể được xem như một cách sử dụng phần mềm để quản lý một công việc, tác vụ cụ thể bao gồm những hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực, kế toán, quản lý. Nhờ HRIS, công ty có thể nhanh chóng lập kế hoạch chi phí nhân sự hiệu quả hơn, cũng như quản lý và kiểm soát chúng mà không cần phân bổ quá nhiều nguồn lực. Trong hầu hết các tình huống, HRIS giúp cải thiện năng suất của cả nhân viên và người quản lý.
2. Lợi ích của HRIS
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bộ phận nhân sự đều rất quan trọng vì nó phục vụ như một nền tảng cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, đào tạo và quản lý nhân viên trong công ty. Vì lao động là chi phí lớn nhất trong hầu hết các công ty, bộ phận nhân sự giúp các công ty tối ưu chi phí này một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để làm được như vậy họ phải có các công cụ và tài nguyên phù hợp.
Phần mềm HRIS là lựa chọn hàng đầu để giúp nhân viên và quản lý nhân sự cải thiện năng suất và kết quả của những nỗ lực của họ bằng cách đơn giản hoá quy trình tuyển dụng, quản lý nhân viên; giảm lỗi trong hệ thống bảng lương và cơ sở dữ liệu thông tin nhân viên; tăng cường khả năng đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong thời gian thực bằng cách sử dụng phân tích và tích hợp dữ liệu tổ chức,…
3. Cách chọn phần mềm HRIS cho doanh nghiệp của bạn
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng phần mềm HRIS hoặc các công cụ hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu trong công việc, bạn có thể nghĩ đến việc tìm một phần mềm HRIS phù hợp nhất. Để lựa chọn chính xác, bạn cần xác định những gì còn thiếu trong quy trình nhân sự của công ty và tìm kiếm phần mềm tốt nhất. Một doanh nghiệp sẽ không đổi phần mềm HRIS liên tục, vì vậy điều quan trọng là lựa chọn chính xác.
3.1. Tự đánh giá quy trình quản lý nhân sự
Việc đầu tiên bạn cần làm trước khi chọn phần mềm HRIS là xem xét và ghi lại các quy trình quản lý nhân sự hiện tại. Bạn có thể vạch ra những gì hoạt động tốt và không tốt. Hãy hỏi nhân viên về những thành công và vấn đề họ gặp phải với quy trình hoặc công cụ hiện tại.
3.2. Xác định nhu cầu với phần mềm HRIS
Tìm hiểu về các phần mềm HRIS trên thị trường mà không xác định trước nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là một thiếu sót. Các giải pháp HRIS khác đi kèm với nhiều tính năng khác nhau và không phải tất cả các tính năng đều phù hợp với công ty bạn.
Đặt mua phần mềm HRIS nhưng sau đó phát hiện có nhiều tính năng không cần thiết có thể là sự lãng phí lớn, thậm chí khiến nhân viên mất thời gian hơn. Mặt khác, việc mua một phần mềm HRIS có giá thấp nhưng ít tính năng hơn và sau đó nhận thấy rằng nhiều tính năng cần thiết lại không có cũng có thể giảm hiệu quả công việc. Liệt kê tất cả các tính năng mong muốn theo thứ tự ưu tiên là một cách tuyệt vời để bắt đầu cuộc “săn tìm” HRIS.
3.3. Tham khảo ý kiến tất cả các bộ phận liên quan
Ở hầu hết các công ty, cả bộ phận nhân viên hành chính nhân sự và công nghệ thông tin/kỹ thuật đều sẽ bị ảnh hưởng bởi hệ thống HRIS mới. Các lĩnh vực khác cũng có thể bị tác động, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Điều quan trọng là tất cả các bên liên quan đều có cơ hội nói lên nhu cầu và mối quan tâm trước khi lựa chọn một hệ thống mới.
Các bước lựa chọn phần mềm HRIS cho doanh nghiệp
3.4. Hỏi ý kiến chuyên gia
Là một quản lý nhân sự, chắc chắn bạn đã có kinh nghiệm khi sử dụng phần mềm HRIS. Ngoài nhu cầu của người dùng cuối, có rất nhiều vấn đề liên quan đến việc triển khai một HRIS mới như bảo mật, yêu cầu pháp lý, chi phí ban đầu và chi phí vận hành, bảo trì, đào tạo nhân viên, chuyển đổi dữ liệu và uy tín của nhà cung cấp.
Hãy thành lập một nhóm tìm kiếm từ trong bộ phận của bạn để tận dụng kiến thức và kinh nghiệm đa dạng để chọn được phần mềm HRIS phù hợp nhất. Bạn cũng có thể tham khảo các nhà tư vấn, các chuyên gia quen thuộc với sản phẩm và nhà cung cấp phần mềm HRIS. Họ không chỉ quen thuộc với các dịch vụ có sẵn mà họ còn hỗ trợ các tổ chức khác tìm ra những “cạm bẫy” – phát hiện vấn đề tiềm ẩn.
3.5. Thiết lập ngân sách
Mặc dù quyết định lựa chọn phần mềm HRIS không chỉ dựa trên chi phí nhưng bạn vẫn phải lập kế hoạch và xin ngân sách. Tuỳ thuộc vào giới hạn ngân sách sau đó bạn có thể khoanh vùng các phần mềm và nhà cung cấp phù hợp.
3.6. Trao đổi, tìm kiếm thông tin từ các nhà cung cấp
Sẽ rất hữu ích khi bạn có được nhiều thông tin thích hợp về các nhà cung cấp và các loại phần mềm khác nhau trước khi chọn HRIS. Sự ổn định của các nhà cung cấp, kinh nghiệm và sự hỗ trợ kỹ thuật sẵn có sau khi cài đặt nên được thảo luận rõ ràng. Liên quan đến phần mềm HRIS, điều quan trọng là xác định ai sẽ sở hữu dữ liệu, biện pháp bảo mật nào được áp dụng và hệ thống có dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện tại (nếu có) như thế nào.
Tìm hiểu về phần mềm HRM
Ngoài phần mềm HRIS thì còn rất nhiều công cụ khác giúp quản lý nhân sự hiệu quả. Bạn có thể tham khảo thêm phần mềm HRM để cân nhắc lựa chọn cho doanh nghiệp công cụ phù hợp, mang đến kết quả cao. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm HRM được cập nhật chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phần mềm HRM là gì?