Tin học văn phòng là gì?

5/5 – (1 bình chọn)

Tin học văn phòng bao gồm những gì? Nhiều người tự hỏi mình tin học văn phòng gồm những phần nào. Để giúp các bạn hiểu rõ vấn đề này, bài viết sẽ cung cấp các nội dung cơ bản của tin học văn phòng.

Tin học văn phòng là gì? Đây là một khái niệm thuộc về ngành công nghệ thông tin. Được ứng dụng khá phổ biến và rộng rãi trong công việc, đặc biệt là trong môi trường văn phòng. Khi nói đến tin học văn phòng, chúng ta biết ngay rằng nó sẽ tập trung vào các thao tác cơ bản trên máy tính word:

• Soạn thảo văn bản

• Bảng tính

• Trình chiếu

Đồng thời, chúng ta cần hiểu rằng công cụ hỗ trợ đi kèm với tin học văn phòng sẽ là máy tính và điện thoại. Cùng với đó, dân văn phòng cần thành thạo các kỹ năng cần thiết để làm việc:  Word,  Excel, Access,  Powerpoint, Email, Gmail, Google Drive,..

Tin học cơ bản ngày càng đóng vai trò quan trọng. Nó ảnh hưởng và ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống con người chúng ta từ văn hóa, giáo dục, kinh tế, xã hội. Một trong những vai trò của tin học mà chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy đó là:

• Đối với học sinh: Tin học cơ bản sẽ giúp học sinh dễ dàng thao tác thông tin, tìm kiếm thông tin, dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận kho tri thức của nhân loại. Các bài luận, bài thuyết trình của bạn trở nên hấp dẫn hơn và dễ dàng đạt điểm cao hơn.

• Đối với người đi làm: Trong bất kỳ lĩnh vực công việc nào chúng ta cũng thấy ứng dụng của tin học văn phòng.

Để có thêm thông tin, bạn đọc hãy tham khảo vào đường link này: luật công ty

Tin học văn phòng bao gồm các công cụ của Microsoft Office như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint, Microsoft Office Access,… Với nhiều phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là dành cho công việc văn phòng phổ thông. Cụ thể như sau:

Đây là công cụ xử lý văn bản được sử dụng rộng rãi hiện nay. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thuần túy (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc. Cũng như đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như: âm thanh, video tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó, Microsoft Word còn hỗ trợ các công cụ như kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho nhiều ngôn ngữ khác nhau. Các kỹ năng cơ bản trong bộ công cụ này bao gồm:

• Nhập văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: gõ đúng ngữ pháp tiếng Việt, phông chữ, cỡ chữ, màu chữ,…

• Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…

• Chèn hình, vẽ hình, sơ đồ: Shape, nghệ thuật thông minh, clip art

• Chèn ký tự, biểu tượng (symbol); Chèn liên kết (hyperlink), chú thích cuối trang (footnote)

• Cài đặt in: khổ giấy, lề in, đầu trang, chân trang, đánh số trang văn bản

• Trộn tài liệu: Mail Merge

• Bảo mật tệp tài liệu: Đặt mật khẩu để bảo vệ tệp Word

Excel là một chương trình bảng tính. Bảng tính Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các hàng và cột. Việc nhập dữ liệu trong Word và các công thức tính toán trong Excel cũng có nhiều điểm tương tự như vậy. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng vượt trội và có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, chủ yếu để cấu hình, xử lý bảng và tính toán theo hàm.

Các kỹ năng cốt lõi trong bộ công cụ này là:

• Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….

• Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày, tháng, năm, …)

• Sử dụng các hàm phổ biến: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….

• Sử dụng bộ lọc dữ liệu (Filter): bộ lọc theo yêu cầu.

• Vẽ biểu đồ: Chart.

• Tạo liên kết: hyperlink.

• Cài đặt in, bảo mật tệp: Page setup, Đặt mật khẩu cho tệp.

Microsoft PowerPoint là một tập hợp các bộ soạn thảo và trình chiếu được kết hợp với nhau, bao gồm:

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, đồ họa trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Graphics.

• Liên kết: Hyperlink.

• Sử dụng các kiểu trình bày và thiết kế: Transition, Themes design.

• Tạo hiệu ứng amination.

• Sử dụng trang chiếu slide master.

• Tệp bảo mật.

• Trình chiếu, xuất tệp sang dạng PDF.

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, tự động hóa văn phòng đang  trở thành công cụ hỗ trợ đặc biệt cho bất kỳ ngành nghề nào. Có thể nói, có trình độ tin học văn phòng tốt cũng đồng nghĩa với việc bạn tự tay mở ra mọi cánh cửa thành công. Đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều cơ hội về việc làm, kinh doanh và quản lý doanh nghiệp của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tại Việt Nam, tầm quan trọng của kỹ năng này càng được khẳng định khi hầu hết các trường đại học đều yêu cầu sinh viên phải có chứng chỉ tin học khi tốt nghiệp. Và dưới đây sẽ phân tích cho bạn thấy vai trò của tin học văn phòng quan trọng như thế nào. 

Theo khảo sát, hơn 80% công ty trong và ngoài nước yêu cầu ứng viên phải thành thạo tin học văn phòng khi phỏng vấn. Họ đồng ý đào tạo một nhân viên chưa có kinh nghiệm, thiếu kiến ​​thức chuyên môn nhưng có trình độ tin học văn phòng tốt. Hơn là nhân viên đáp ứng cả 2 yếu tố trên nhưng có trình độ tin học bằng không.

Điều này chứng tỏ kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố cần và đủ giúp bạn nhận được một vé mời đến một cuộc phỏng vấn kinh doanh. Vì vậy, việc thiếu kỹ năng sẽ khiến bạn mất đi lợi thế cũng như nhiều cơ hội trong sự nghiệp.

Hầu hết hơn 90% công việc trên thế giới sẽ trực tiếp hoặc gián tiếp yêu cầu kỹ năng tin học văn phòng. Giỏi tin học hay các thao tác với máy tính sẽ giúp bạn hòa nhập với thời đại kỹ thuật số hơn, làm chủ công nghệ và nhanh nhẹn khi làm việc trên máy tính.

Đồng thời, trong công việc, thành thạo kỹ năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, làm việc khoa học và hiệu quả hơn. Từ đó dễ hòa nhập với mọi môi trường làm việc cũng như các loại công việc khác nhau.

Máy tính kết hợp với Internet sẽ cung cấp cho nhân loại một công cụ giải trí vô cùng hữu hiệu. Nó giúp cho các bạn trẻ có thể học tập và nghiên cứu trên mọi lĩnh vực với nguồn tài liệu vô cùng phong phú. Đồng thời giúp kết nối người thân, bạn bè, đồng nghiệp thông qua các trang mạng xã hội không kể khoảng cách xa.

Theo một thống kê của Mỹ, hơn 90% các nhà quản lý trên thế giới sử dụng Excel hàng ngày để điều hành công việc. Phần mềm như Word, Excel,… tuy chỉ là những thành tựu nhỏ nhưng đã giúp phần lớn công việc được vận hành trơn tru và khoa học hơn.

Rõ ràng, với sự phát triển không ngừng của xã hội ngày nay, ngày càng có nhiều phần mềm văn phòng ra đời. Đã đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng cao của nhân loại giúp con người trở nên linh hoạt, làm việc khoa học và tiết kiệm thời gian hơn.

Tham khảo bài viết tự học excel để có thêm kiến thức nhé.